Skip to main content

verslaglegging

Goed notuleren is een vak. In de verslagen van een vergadering of een overleg worden alle belangrijke zaken en afspraken vastgelegd. Ze zijn dan ook uitermate geschikt als naslagwerk om de gemaakte afspraken in de gaten te houden. Het maken van zulke verslagen is een secuur werk en kost veel tijd. Tijd die niet altijd in een organisatie vrijgemaakt kan worden.

Onze ervaren notulisten werken door het gehele land. Zij zijn in staat om zich snel te kunnen verplaatsen in uw bedrijf, hierdoor hoeft u niet bang te zijn dat belangrijke punten tijdens een vergadering worden gemist. Wanneer zij het verslag afhebben, wordt het nogmaals gecontroleerd door een van onze correctoren. Zo bent u ervan verzekerd dat u een foutloos verslag ontvangt.

De notulisten kunnen uw bijeenkomst of vergadering zowel in het Nederlands als in het Engels op verschillende manieren uitwerken. Wij kunnen de vergaderingen zowel op locatie als digitaal bijwonen en zorgen vervolgens voor een uitstekend verslag. Wij kunnen de vergaderingen zowel op locatie als digitaal bijwonen en zorgen vervolgens voor een uitstekend verslag.

Actie- en besluitenlijst

Veel deelnemers aan een vergadering hebben niet de tijd om een heel verslag door te lezen. Zij willen graag snel kunnen zien welke taken ze moeten uitvoeren. Een actielijst geeft deze informatie. Op een actiepuntenlijst staan alleen de actiepunten die (nog) moeten worden uitgevoerd. Dat kunnen ook acties van voorgaande vergaderingen zijn.

Worden tijdens een vergadering besluiten genomen, dan worden die besluiten in een aparte lijst gezet zodat ook later nog is terug te lezen welke besluiten wanneer zijn genomen, zonder dat hiervoor verschillende verslagen hoeven te worden doorgenomen.

Samenvattend verslag (op spreker of onderwerp)

Een samenvattend gespreksverslag bevat:

  • agendapunten;
  • namen van deelnemers (inclusief eventueel functies en organisaties);
  • verloop vergadering, waarbij standpunten en meningen op volgorde zijn samengevat;
  • conclusies;
  • besluitvorming;
  • actie- en of besluitenlijst en opvolging hiervan.

Namen van sprekers in de tekst worden alleen genoemd als dit relevant is voor de verslaglegging zodat duidelijk is wie wat heeft gezegd en in welke hoedanigheid. De lengte van het verslag is maximaal 2 pagina’s per vergaderuur. De opmaak van een verslag geschiedt volgens een format van de opdrachtgever. De volgorde van de agendapunten wordt in het verslag aangehouden.

Elk verslag voldoet aan de volgende kwaliteitseisen:

  • het verslag is volledig, exact (wanneer de besproken punten zijn verwerkt), objectief en correct;
  • het verslag is in heldere, foutloze, Nederlandse taal geschreven (zonder schrijf- en taalfouten) en is leesbaar en begrijpelijk voor partijen die niet aanwezig waren bij het overleg;
  • het verslag is overzichtelijk en geeft een objectieve weergave van hetgeen is besproken;
  • in het verslag is, waar nodig, een duidelijke scheiding tussen hoofd- en bijzaken gemaakt.
Uitgebreid verslag (op spreker of onderwerp)

Een uitgebreid gespreksverslag bevat:

  • agendapunten;
  • namen van deelnemers (inclusief eventueel functies en organisaties);
  • verloop vergadering, waarbij standpunten, meningen, stellingen en argumenten op volgorde uitgebreid zijn samengevat;
  • conclusies;
  • besluitvorming;
  • actie- en of besluitenlijst en opvolging hiervan.

Namen van sprekers in de tekst worden alleen genoemd als dit relevant is voor de verslaglegging zodat duidelijk is wie wat heeft gezegd en in welke hoedanigheid. De lengte van het verslag is meer dan 2 pagina’s per vergaderuur. De opmaak van een verslag geschiedt volgens een format van de opdrachtgever. De volgorde van de agendapunten wordt in het verslag aangehouden.

Elk verslag voldoet aan de volgende kwaliteitseisen:

  • het verslag is volledig, exact (wanneer de besproken punten zijn verwerkt), objectief en correct;
  • het verslag is in heldere, foutloze, Nederlandse taal geschreven (zonder schrijf- en taalfouten) en is leesbaar en begrijpelijk voor partijen die niet aanwezig waren bij het overleg;
  • het verslag is overzichtelijk en geeft een objectieve weergave van hetgeen is besproken;
  • in het verslag is, waar nodig, een duidelijke scheiding tussen hoofd- en bijzaken gemaakt.

Woordelijk verslag

Een woordelijk verslag bevat:

Een woordelijke verslaglegging per agendapunt van hetgeen door de deelnemers van een vergadering is uitgesproken. Stopwoorden worden weggelaten en niet ter zake doende woorden worden eveneens weggelaten. De opmaak van een verslag geschiedt volgens een format van de opdrachtgever.

Elk verslag voldoet aan de volgende kwaliteitseisen:

  • het verslag is volledig, exact (wanneer de besproken punten zijn verwerkt), objectief en correct;
  • het verslag is in heldere, foutloze, Nederlandse taal geschreven (zonder schrijf- en taalfouten) en is leesbaar en begrijpelijk voor partijen die niet aanwezig waren bij het overleg;
  • het verslag is overzichtelijk en geeft een objectieve weergave van hetgeen is besproken;
  • in het verslag is, waar nodig, een duidelijke scheiding tussen hoofd- en bijzaken gemaakt.

Letterlijk verslag

Een letterlijk verslag bevat:

Een exacte weergave van hetgeen door de diverse sprekers is gezegd, dus inclusief stopwoorden en niet ter zake doende woorden. De opmaak van een verslag geschiedt volgens een format van de opdrachtgever.

Elk verslag voldoet aan de volgende kwaliteitseisen:

  • het verslag is volledig, exact (wanneer de besproken punten zijn verwerkt), objectief en correct;
  • het verslag is in heldere, foutloze, Nederlandse taal geschreven (zonder schrijf- en taalfouten) en is leesbaar en begrijpelijk voor partijen die niet aanwezig waren bij het overleg;
  • het verslag is overzichtelijk en geeft een objectieve weergave van hetgeen is besproken;
  • in het verslag is, waar nodig, een duidelijke scheiding tussen hoofd- en bijzaken gemaakt.